Ingeniería es la forma como el hombre desarrolla
técnicas para realizar de manera más fácil, las cosas, a fin de que cualquier
persona pueda, siguiendo los mismos procedimientos repetir con los mismos
resultados dicha acción. Reingeniería entonces es, la revisión de esos
procesos, a fin de hacerlos mucho más efectivos, nuevo enfoque que analiza y modifica
los procesos básicos de trabajo en el negocio.
En realidad, las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus empresas, con el propósito de hacerlos más efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias.
En realidad, las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus conocimientos en sus empresas, con el propósito de hacerlos más efectivos: mayor rapidez, mayor cantidad, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias.
¿POR QUE DEBEMOS
HACER REINGENIERÍA?
El ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha
acelerado a tal punto que ya no pueden ir al paso las iniciativas capaces de
alcanzar mejoras increméntales en rendimiento. La única manera de igualar o
superar la rapidez del cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances
decisivos, discontinuos.
Según Hammer y Champy las Tres "C" son las tendencias que están provocando estos cambios:
Según Hammer y Champy las Tres "C" son las tendencias que están provocando estos cambios:
- Consumidores: Ahora los consumidores le pueden pedir al vendedor qué quieren, cuándo lo quieren, cómo lo quieren y en algunos casos hasta cuánto están dispuestos a pagar y de qué forma, esto nos quiere decir que el vendedor ya no manda sino el consumidor.
-
Competencia: Antiguamente la competencia era simple y casi cualquier empresa que pudiera entrar en el mercado y ofreciera un producto aceptable, a buen precio, lograría vender.Pero ahora no sólo hay más competencia sino que compiten de distintas formas.Se puede competir con base al precio, con base a variaciones del producto, con base a calidad o con base al servicio previo, durante y posterior a la venta.Por último, no hay que olvidar que la tecnología moderna tambien a introducido nuevas formas de competir.
- Cambio: Ya se ha hecho notar que los consumidores y la competencia ha cambiado, pero también hay que hacer énfasis al hecho de que la forma en que se cambia ha cambiado. Sobretodo se tiene que el cambio ahora se ha vuelto más esparcido y persistente; además, el ritmo del cambio se ha acelerado.
Se
necesita reingeniería en una empresa cuando:
- Cuando el rendimiento de la organización esta por detrás de la
competencia.
- Cuando la organización esta en crisis; como una caída en el mercado.
- Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo
tecnología.
- Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.
- Cuando hay que responder a una competencia agresiva.
- Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para
mantener el liderazgo.
Las
empresas deben realizar estos 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus
procesos de operación:
- Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa,
establecer prioridades y metas.
- Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar.
Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, etc.
- Entender y medir los procesos actuales.
- Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo.
- Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.
CARACTERISTICAS
- Enfocada a procesos: No a departamentos o áreas, trabajos, personas
o estructuras. Los viejos principios de la administración que fragmentaban
el trabajo en varias unidades ya no funcionan, ahora hay nuevos
principios. Se define un proceso como una colección de actividades que
reciben una o más entradas y generan una salida que es de valor para el
cliente.
- Debe ser Rápida: En general debe ser rápida porque se esperan
resultados en tiempos cortos.
- Visión Holística: Observa todos los procesos desde una perspectiva
integral. Ve el todo y no las partes. Tiene una perspectiva global.
- Multiespecialista (generalista): La reingeniería es
anti-especialización. La especialidad tiene virtudes pero su defecto es la
pérdida de flexibilidad. En reingeniería lo que más requieres es flexibilidad.
- Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos): En
reingeniería todo es "pulso y vista". Pura intuición pero no
ciega. Parte del supuesto de que el determinismo no existe y por lo tanto
no existe nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a
administrar o manejar la incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la
vaguedad, ya que no hay guías ni precisión. Es construir un puente al
vacio sin conocer la otra orilla.
- Destrucción creativa: Lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay
que destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos
procesos. Se basa en el principio de que en un espacio sólo cabe un
edificio, para construir lo nuevo tiene que hacerse sobre las ruinas o
cenizas de lo viejo. Tienes que destruir tu empresa ó tu viejo
"yo" ó tu organización para hacer una nueva de cero, pero esta
destrucción tiene que hacerse de manera sistemática en base a los principios
de la transformación organizacional.
- Libre sin plan preestablecido: El modelo es que no hay modelo. Cada
quien tiene que hacer su propio proyecto de reingeniería. En el momento
que rompas con lo anterior te quedas en el aire, por eso debes tener una
tolerancia a la ambigüedad hasta que recompongas los procesos.
- Renovadora: Cambia de mentalidad o de enfoque. Metanoia. No debemos pensar en tareas aisladas, sino en procesos integrados. Si sigues viendo el mundo como era antes. Si piensas que no hay nada nuevo bajo el sol y que no debes cambiar tus actitudes, tus comportamientos, tu forma de trabajar o si no estás dispuesto a enfrentar la incertidumbre o la vaguedad, entonces la reingeniería no es para ti. El día que cambies de mentalidad, el día que tengas un cambio cultural, una Metanoia, ese día podrás hacer reingeniería.
Roles de la
Reingenieria
Para
llevar a cabo la reingeniería de procesos se han identificado los siguientes
roles:
- El Líder: Es un alto ejecutivo que respalda, autoriza y motiva el
esfuerzo total de reingeniería. Debe tener la autoridad suficiente para
que persuada a la gente de aceptar los cambios radicales que implica la
reingeniería. Sin este líder el proceso de reingeniería queda en buenos
propósitos sin llegar a culminarse como se espera.Debe mantener el
objetivo final del proceso, necesita la visión para reinventar la empresa
bajo nuevos esquemas competitivos, mantiene comunicados a empleados y
directivos de los propósitos a lograr, así como los avances
logrados. Designa a quienes serán los dueños de los procesos y asigna la
responsabilidad de los avances en el rendimiento.
- Dueño del proceso: Gerente de área responsable de un proceso
específico y del esfuerzo de ingeniería correspondiente. En las empresas
tradicionales no se piensa en función de procesos, se departamentalizan
las funciones, con lo que se ponen fronteras organizacionales a los
procesos. Los procesos deben de identificarse lo más pronto posible,
asignar un líder y este a los dueños de los procesos. Es importante que los
dueños de procesos tengan aceptación de los compañeros con los que van a
trabajar, aceptar los procesos de cambio que trae la reingeniería, y su
función principal es vigilar y motivar la realización de la
reingeniería. El oficio de los dueños no termina cuándo se completa el
proyecto de reingeniería, cuándo se tiene el compromiso de estar orientado
a procesos, cada proceso sigue ocupando de un dueño que se responsabilice
de su ejecución.
- Equipo de reingeniería: Formado por un grupo de individuos dedicados
a rediseñar un proceso específico, con capacidad de diagnosticar el
proceso actual, supervisar su reingeniería y su ejecución. Es el encargado
de realizar el trabajo pesado de producir ideas, planes y convertirlos en
realidades. Cabe mencionar que un equipo solo puede trabajar con un proceso
a la vez, de tal manera que se debe formar un equipo por cada proceso que
se está trabajando. El equipo debe tener entre 5 y 10 integrantes, máximo,
de los cuales una parte debe de conocer el proceso a fondo, pero por poco
tiempo para que no lo acepten como algo normal, y otra parte debe ser
formada con personal ajeno al proceso, pudiendo ser gente de fuera de la
empresa , que lo pueda cuestionar y proponer alternativas.
- Comité directivo. Cuerpo formulador de políticas, compuesto de altos
administradores que desarrollan la estrategia global de la organización y
supervisan su progreso, normalmente incluye a los dueños de proceso. Puede
estar o no presente en el proceso, da orden de prioridad, opinan sobre
cuestiones que van mas allá de los procesos y proyectos en particular.
- "Zar" de la reingeniería. Es el
responsable de desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de
lograr sinergia entre los distintos proyectos en la empresa .Se encarga de
la administración directa coordinando todas las actividades de
reingeniería que se encuentren en marcha; apoya y capacita a los dueños de
proceso y equipos de reingeniería.
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